Khái niệm chiến lược truyền thông khá rộng, bao hàm trong đó rất nhiều cấu phần như kế hoạch, lộ trình, đối tượng mục tiêu, KPI đạt được… nhằm giải quyết vấn đề truyền thông (liên quan sản phẩm dịch vụ, thương hiệu, xử lý tình huống khủng hoảng…).
Sau đây chúng ta cùng tiếp cận khái niệm này thông qua bài viết Song Kim lược dịch từ blog của tác giả Haseeb Tariq – chuyên gia tiếp thị sản phẩm, nguyên thành viên Hội đồng Truyền thông của Forbes. Trong bài viết này, tác giả nêu 5 bí quyết quyết định thành công của một kế hoạch truyền thông chiến lược, bao gồm cả truyền thông nội bộ, chứ không chỉ với khách hàng, đối tác…
Truyền thông là một phần quan trọng trong sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Một lần, tôi đang hợp tác chặt chẽ với lãnh đạo cấp cao để tạo một email mẫu nhằm giải quyết việc giao hàng trễ. Tôi nhớ rằng khi chúng tôi mới bắt đầu, có rất nhiều ý tưởng quay cuồng trong đầu chúng tôi về cách tiếp cận dự án này và chọn giọng điệu nào là tốt nhất cho công ty của chúng tôi. Tôi ước gì có ai đó có kế hoạch chiến lược truyền thông, người có thể cho tôi biết cách “tốt nhất” để tiếp cận dự án này nhằm thành công.
Tôi bắt đầu đọc và nghiên cứu, tìm kiếm những gì tôi cảm thấy là một chiến lược tốt để giao tiếp với đối tượng mục tiêu của chúng tôi. May mắn thay, sau một số nghiên cứu và trò chuyện với những người có nhiều kinh nghiệm hơn tôi về chủ đề này, điều cuối cùng đã phát triển là một kế hoạch chiến lược truyền thông mà chúng tôi đã sử dụng đi sử dụng lại cho tất cả các nỗ lực tiếp thị và truyền thông của mình.
CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG LÀ GÌ?
Chiến lược truyền thông là một kế hoạch để giao tiếp với đối tượng mục tiêu của bạn. Nó bao gồm bạn đang nói chuyện với ai, tại sao bạn nói chuyện với họ, bạn sẽ nói chuyện với họ như thế nào và khi nào, nội dung nên sử dụng hình thức giao tiếp nào và bạn nên sử dụng kênh nào để chia sẻ nội dung đó.
- Mục đích kế hoạch truyền thông của bạn là gì?
Một mục đích rõ ràng sẽ giúp mọi người cùng đồng hành. Đảm bảo rằng những người phù hợp sẽ nghe được tin nhắn của bạn khi họ sẵn sàng và theo cách mà bạn muốn họ nghe. Mục tiêu giao tiếp của bạn phải là trả lời những câu hỏi sau: Tôi cần tiếp cận ai? Tại sao tôi cần tiếp cận họ? Thông tin liên lạc của tôi sẽ nói gì? Làm cách nào để truyền tải thông điệp này vào thời điểm có tác động tốt nhất đến khán giả (và đối với tôi)? Và tôi đang sử dụng những kênh nào hoặc tôi có thể sử dụng để phân phối?
- Bạn đang giao tiếp với ai (Hoặc đối tượng mục tiêu của bạn là ai) và họ cần nghe thông điệp gì?
Đối tượng mục tiêu có thể thay đổi theo từng thời điểm và có thể bao gồm khách hàng, nhân viên hoặc giới truyền thông của bạn. Xác định ai cần nghe những gì đang xảy ra trong tổ chức của bạn. Mỗi kế hoạch truyền thông đều khác nhau, nhưng chúng không bao giờ nên có một kích cỡ phù hợp cho tất cả. Bạn nên tạo bản đồ đối tượng để xác định các đối tượng chính và thông điệp họ cần nghe về tổ chức hoặc mục tiêu của bạn để họ hành động.
- Thông điệp này sẽ được truyền đạt như thế nào?
Chiến lược truyền thông của bạn cung cấp khuôn khổ cho các hoạt động tiếp cận cộng đồng của công ty, bao gồm những gì cần đưa ra thông qua các kênh truyền thông như mạng xã hội, bài đăng trên Fan Page (facebook), website, nội dung video trên YouTube hoặc Tiktok, tiếp thị qua email, v.v. Theo kinh nghiệm của tôi, thông điệp (và hình ảnh) của bạn càng cụ thể – ngay cả khi nó có vẻ lặp đi lặp lại – bạn càng có cơ hội thu hút mọi người tham gia và hành động.
- Khi nào chiến lược truyền thông này nên diễn ra – Ngay bây giờ hay sau này?
Các tổ chức phải sử dụng thông tin liên lạc của mình một cách khôn ngoan và có chiến lược để thành công. Nhưng tầm quan trọng của thời gian cũng rất quan trọng để giao tiếp hiệu quả. Chiến lược truyền thông của bạn nên xác định thời điểm thông điệp sẽ được truyền đạt, bao gồm cả việc đó là ngay bây giờ hay sau này. Nhóm truyền thông của bạn nên tính đến những cân nhắc này khi họ phát triển kế hoạch nhắn tin và thời gian của bạn. Ngoài ra, tôi khuyên bạn nên phát triển hai chiến lược có hiệu quả như nhau: một cho “bây giờ” và một chiến lược khác có thể được triển khai để dự phòng các sự kiện có thể xảy ra sau này.
Kế hoạch truyền thông trong khủng hoảng giúp ngăn chặn những sự kiện bất ngờ xảy ra, bất kể điều gì xảy ra.
- Ai sẽ chịu trách nhiệm về việc liên lạc?
Các chuyên gia truyền thông phải là người chịu trách nhiệm giao tiếp với khán giả bên ngoài và họ nên làm điều đó thường xuyên trong thời kỳ khủng hoảng. Tuy nhiên, bộ phận nhân sự cũng có thể cần trao đổi nội bộ về bất kỳ thay đổi nào có thể ảnh hưởng đến nhân viên. Xác định các thông điệp chính và sau đó quyết định ai sẽ gửi chúng. Xác định đối tượng và tập trung vào những gì họ cần biết về sự thay đổi này. Hãy đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời nhưng cũng giữ cho thông điệp ngắn gọn để nhân viên có thể dễ dàng tiếp thu.
Một kế hoạch truyền thông chiến lược có thể giúp bạn truyền đạt thông điệp của mình đến đúng người vào thời điểm thích hợp nhất. Bằng cách xem xét năm thành phần này, bạn có thể đưa ra một chiến lược vững chắc có thể mang lại nhiều thành công hơn cho doanh nghiệp của mình và mang lại kết quả mong muốn trong thời gian ngắn hơn.